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省级档案馆网站在线查询现状的分析与思考

作者:张贤莉

来源:中国档案报

2022-06-15 星期三

    网站是当前社会人民群众获取信息的重要渠道,也是各部门单位面向群众提供服务的重要窗口。近日,笔者对国内省级档案馆网站在线查询现状进行了调查,并对在线查询改进工作进行了一些思考。

    一、省级档案馆网站在线查询现状

    笔者登录、体验了31个省级档案馆(不包括香港澳门和台湾地区的档案馆)的官方网站,并参考评价指标体系制定了感官感知、服务感知、技术感知、效能感知4项评估指标,以此对在线查询现状进行分析和评估。其中,感官感知主要指用户眼睛看到的立体感知;服务感知主要包括进行相关服务知识普及、设计能否满足用户的个性化需求;技术感知主要包括功能能否满足用户基本需求、资源获取便捷性、资源整合度;效能感知主要包括网站档案资源丰富程度、有效性、可利用率、可识别度、清晰度。

    在感官感知层面,各省级档案馆网站整体界面较美观大方。部分网站提供了“显示检索结果数目”“检索结果排序”“检索词加粗”等对检索结果的处理服务,丰富了立体感知。在服务感知层面,部分网站对检索操作提供帮助说明,帮助用户快速掌握获取信息的技巧和能力。其形式主要有提供使用说明和检索框内设置提示语两种。22.6%的网站对档案数字资源按专题进行分类,以满足用户的个性化需求。在技术感知层面,77.4%的网站实现了在线查询功能,但大多数网站只提供一种检索方式,如关键字检索或著录项检索,且功能设计有待改进。部分网站提供了本地区各档案馆开放档案的统一在线检索平台,以提升资源的整合能力与整合效率。在效能感知层面,各网站公布的档案数量有较大差异。西部地区网上档案目录、全文的数量偏少,东部地区公布的数量偏多。由可统计的档案数量可知,多数网站公布的目录数超过1万条,仅有4个网站公布的数量略大于100万条,个别网站虽开放了在线查询功能,但无档案数据;各网站公布的全文数量更少,仅有5个网站公布了数万条目录的全文。从档案数据的质量调查可见,各省级网站公布的数据质量参差不齐,整体提供的有效信息较少。

    二、存在的不足

    (一)档案数字资源数量少、整合比例小

    在省级档案馆网站中,大多数公布的档案资源数量偏少。从可在线查询的省级网站公布的档案目录数量看,7个网站为10—50万条,4个网站为1—10万条,4个网站少于1万条,与丰富的馆藏相比,公布范围有限。多数档案馆没有对各市区县的档案数字资源进行有效整合。已对本地区各档案馆资源进行统一检索的网站有10个,占调查总数的比例仅为32.2%,且这些网站虽提供了统一检索平台,但大多未有效实现馆际联动。

    (二)部分网站档案数据质量欠佳

    档案数据质量欠佳主要体现在纸质档案数字化成果质量有待提升和档案数据供给结构不太合理两个方面。

    档案数据主要为开放档案目录和开放档案全文。在开放目录方面,有些档案馆网站存在目录数据规范化、标准化程度低的问题。如开放档案目录仅有“档号”“责任者”“题名”3个著录项,著录项数少;一些题名重复度高且有效信息少。个别网站存在字段信息错误问题。在开放全文方面,个别网站的全文图像存在折角、褶皱、图像不清晰、留边过窄、图像呈现顺序与阅读顺序不符等情况。

    在档案数据供给结构方面,目前公布的资源主要是目录资源,与之对应的全文信息较少,导致用户不容易判定资源的可利用价值,即使用户查询到可利用信息但仍需到档案馆对信息进行进一步了解,不利于实现“让用户少跑腿”的目标。有些网站公布的资源内容缺乏公众普遍急需的信息,也给用户查询带来不便。

    (三)检索功能有待提升

    目前,大多数省级档案馆网站提供了“关键字检索”或“著录项检索”,但这两种检索方式的设计仍需进一步完善。如在按关键字检索时,很多网站仅能实现一个关键词的检索,若输入多个关键词,网站就无法检索到任何信息。在按著录项检索时,有些网站以“日期”为检索项,但只能输入精确时间而不能输入日期区间,对用户要求较高。一些网站提供了支持多著录字段项逻辑组合并可通过选择精确或模糊的匹配方式进行检索的高级检索方式,但输入相应字段项后却并未呈现对应结果。

    (四)检索结果处理人性化程度不够

    检索结果大多以列表方式呈现,细节方面存在不足,主要体现为以下4点。一是没有对检索结果进行排序。每个用户的关注重点不同,需要对检索结果按照用户的重点关注项进行排序,比如时间、档号等,但很多网站没有这种功能。二是没有对检索结果进行检索词标粗、变色标记等功能,不容易让用户快速发现重点。三是没有对检索结果设置关联项。检索结果中呈现的为著录项信息,但由于著录项提供的有效信息较少,用户很难判定是否为所需内容(尤其在著录项录入可能还不规范且没有全文信息时)。四是所有著录信息在一个列表中体现出来,容易让用户感觉比较拥挤、缺乏层次感,易产生视觉疲劳,不利于第一时间捕捉有用信息。

    三、改进建议

    (一)丰富数字档案资源

    丰富的数字档案资源是档案网站开展在线查询服务的基础。在省级档案馆馆藏量大且目前无法全部实现数字化的情况下,可通过以下4种方式丰富、完善数字档案资源。一是扩大开放档案数量。新修订的《中华人民共和国档案法》将县级以上各级档案馆的档案向社会开放的期限从30年缩短至25年,并增加了关于档案馆不按规定开放和提供利用的法律责任方面的规定。档案部门必须要积极开展档案开放鉴定,提高网上档案数量,并稳步推进开放档案全文在线查阅。二是广泛调研精准施策。可在社会各机关单位、个人层面进行允许范围内的普遍调研,适当参考社会公众需求、兴趣,并结合档案馆统计的馆藏档案利用情况,对需求较大的、可向社会开放的数字档案信息优先在线提供利用。三是加大资源整合力度。各省级档案馆构建省市县一体化查询平台,可参考已构建统一查询平台网站的有关制度、技术、管理、运维等方面的经验,建立自上而下联动的查询服务系统。如中国国家数字图书馆通过建设覆盖全国的数字图书馆网络,对国家图书馆OPAC系统内书刊文献资源、省市公共图书馆文献资源、部分外购数据库等进行访问,形成了有效的资源共享机制,具有较强的借鉴意义。四是加快更新速度。各省级档案馆网站应尽可能将已鉴定可开放的档案及时在网站上进行公布,便于社会公众及时获取最新信息,发挥档案的最大价值。

    (二)提高档案数据质量

    数据质量直接关系到档案能否被有效和充分利用。提高档案数据质量要把握好以下4点。一是要严格按照《档案著录规则》《明清档案著录细则》《档号编制规则》《民国档案目录中心数据采集标准 民国档案著录细则》《革命历史档案著录细则》等标准的规定开展档案著录工作,尽可能地补充有效信息,提高著录质量。二是要选择合适的分辨率,确保扫描后的图像清晰、完整、不影响利用,并保证图像按大流水排序,确保逻辑顺序正确。三是要把好质量关,要对数字化后的档案信息进行认真核查,并利用信息化手段对一些可能存在的问题进行有效管控,让机器多干活。四是新增“唤醒备注”功能,查阅者可辅助修改目录著录错误或提示不足。

    (三)完善检索功能设计

    目前,大多数信息检索网站提供了关键字检索、著录项检索、组合检索、专题检索等多种方式。

    为有效提高用户的查全率和查准率,省级档案馆网站必须完善检索功能。在进行关键字检索时,不仅要能实现一个关键词的检索,还应能完成多个关键词的检索。在进行著录项检索时,题名、责任者、收文者、档号、年度、形成时间等都应该设置为检索项;对于“形成时间”项,不仅要让用户能输入精确时间,还要让用户能在时间区间范围内进行选择。组合检索是指将多个检索字段通过逻辑运算符进行处理后再检索的方式。在利用此检索方式进行检索时,网站应实现所有著录项都可设置为检索项的功能,便于用户利用自己所知信息灵活组合、精准定位。提供专题检索的前提是档案部门要深度挖掘档案资源,将档案信息按不同专题分类,并将不同全宗中相同专题的信息整合起来,积极开展馆藏特色档案资源建设,形成并丰富特色档案专题数据库。

    (四)进一步优化检索结果

    可从以下7个方面入手优化检索结果。一是设置检索结果过滤功能。比如可根据专题、时间、馆藏地址、是否有全文等对结果进行过滤,进一步缩小查看范围。二是设置检索结果关联项。比如在点击目录详细内容时,可显示它的本级相邻目录或上级目录甚至所属全宗目录的内容链接,借助这些有效信息帮助用户确定此检索结果或其相关结果是否为所需内容。三是设置检索结果评价功能。比如用户可根据自己对检索结果的满意度对其进行星级评分。四是设置检索结果排序功能。可以按照相关性、题名A—Z、责任者A—Z、形成时间、档号等进行排序。其中,相关性排序是指按照文本匹配相关性和结果评价得出的综合评分进行排序。五是设置检索结果的可视化展现功能。可对检索结果中的责任者、形成时间、题名等因素以图文结合的方式呈现。六是设置“加入档案篮”功能。将检索结果项通过此功能进行保存,便于对用户所需的记录进行收集整合,用户也可自行将记录从“档案篮”中移除。七是在检索结果后增加“在线预约”按钮。对在线查询模块和在线预约查档模块进行关联,对于需进一步查档的情况,用户可直接将检索结果作为查档线索提交档案馆网站,并同时作为进一步查询的申请,提高服务效率。

    原载于《中国档案报》2022年6月13日 总第3843期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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