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以“三包两结构一体化”模式 探索实现电子档案规范管理

作者:黄建峰 郑志荣 周 琴 袁 平 戴 敏

来源:中国档案报

2022-06-20 星期一

    随着新一代信息技术的广泛应用,数字经济、数字政府、数字社会快速发展,档案工作环境、对象、内容发生巨大变化,特别是电子政务服务一体化的快速推进,亟需档案信息资源强有力的支撑与保障,推动档案工作数字化战略转型。2018年以来,福建省档案局、省档案馆依据“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”的规范管理要求,通过参加国家试点工作,开展信创环境下基于“文档一体化”“馆室一体化”原则的电子文件归档、电子档案管理与电子档案移交接收等系统的开发应用研究,创新总结形成“三包两结构一体化”电子档案规范管理模式,为电子文件单套归档与电子档案单套管理提供了一个可复制推广的技术方案与落地见效的应用场景。

    探索:积极参加国家信息技术应用创新试点

    2018年,为响应国家信息技术应用创新战略,加强信创环境下电子公文归档与电子档案管理系统研究,推进党政机关无纸化办公,逐步实现电子档案规范化管理目标,省档案局、省档案馆参加国家信创项目电子公文系统应用试点。作为全国档案系统唯一一家省级试点单位,省档案局、省档案馆从一开始就以“文档一体化”为基本建设指导原则,将电子公文处理、归档和电子档案管理全流程、一体化统筹研究,抓住电子公文归档这一关键环节,设计开发电子公文处理与归档和电子档案管理系统。

    2020年,省档案馆在项目建设基础上,以“信创环境下电子公文归档和电子档案管理”为试点内容,参加国家档案局、国务院办公厅电子政务办公室、国家电子文件管理部际联席会议办公室组织的电子文件单套归档和电子档案单套管理试点工作。2021年4月,顺利通过国家档案局组织的专家组验收,成为全国首家通过验收的试点单位。2022年,该项目参加国家工信部组织的数字技术融合创新应用解决方案征集工作,获应用示范单项奖。

    成果:总结形成“三包两结构一体化”电子档案规范管理模式

    电子文件是电子档案的前身,电子档案是电子文件的归宿,规范电子档案管理,重点在于电子文件归档转化为电子档案。新修订档案法明确“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”“电子档案与传统载体档案具有同等效力”,为电子档案规范管理提供了基本原则、目标要求,为电子档案单套管理提供了法律支撑。在试点工作实践探索中,省档案局、省档案馆聚焦新修订档案法关于电子档案规范管理要求的落地问题,针对实际工作中诸多难点,结合信创环境下软硬件特点,以“文档一体化”“馆室一体化”为基本原则,充分吸收应用现有成熟理论、科技成果与先进信息技术,探索符合“来源可靠、程序规范、要素合规”这一电子档案管理原则要求的不同应用模式和各类应用场景,在项目建设应用实践基础上,创新总结形成了“三包两结构一体化”电子档案规范管理模式。

    “三包两结构一体化”是实践总结提炼的电子档案规范管理模式,主要包含以下概念内涵:

    “三包”,即在归档环节生成存档信息包、查询信息包、管理信息包,分别满足电子档案长期保存、利用、管理等工作需求。一个存档信息包即为一件“电子档案”,是今后电子档案管理的基础单元。

    “两结构”,即将电子文件元数据分为基本元数据和扩展元数据两个基本结构,在确保元数据要素规范齐全基础上,满足各部门各行业灵活扩展需要。

    “一体化”,即“文档一体化”和“馆室一体化”,具体指电子文件办理、归档与电子档案管理一体化,实现数据标准和管理要求的统一。

    按照“三包两结构一体化”电子档案管理模式,电子文件办结后自动生成数据标准统一、技术要求规范的存档信息包(即电子档案)及其相关的满足电子档案管理需要的信息包,由办公或业务系统自动将数据包推送至电子档案管理系统(或模块)进行统一管理,实现电子文件到电子档案一体化的有效流转、规范管理。

    通过项目建设和应用实践,项目组认为“三包两结构一体化”电子档案规范管理模式是对新修订档案法规定的“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”要求的具体呈现,不仅明确了符合规范要求的“电子档案”基本要求、具体形式,还有利于解决电子文件与电子档案管理工作衔接、系统对接等问题,为电子文件与电子档案全流程管理中数据交换、共享、存储提供基本遵循,有效促进各类增量数据可以仅以电子形式作为档案长期保存,有力推动电子文件单套归档与电子档案单套管理落地见效,全面实现档案工作数字化转型,更好地赋能时代进步,融入并服务于国民经济与社会高质量发展。

    转化:采取多形式多渠道应用推广

    为总结推广项目建设成果,推动电子档案单套管理落地见效,省档案局、省档案馆充分发挥“办局一体、局馆联动”模式优势,及时总结试点经验做法,不断深化试点成果应用推广。

    一是以标准形式总结推广。2020年,在对“三包两结构一体化”电子档案规范管理模式进行研究论证的基础上,省档案局、省档案馆编制发布福建地方标准《党政机关电子公文归档一体化管理技术规范》(以下简称《技术规范》)。《技术规范》明确规定党政机关电子公文处理、归档及电子档案管理的技术规范和管理要求,对“三包两结构一体化”电子文件与电子档案规范管理模式进行理论固化,为福建省党政机关电子文件(电子公文)和电子档案的一体化、规范化管理提供标准依据,更为电子文件与电子档案管理系统的设计研发提供标准依据,推动全省党政机关信创项目建设,也为电子档案单套管理落地见效提供可靠支撑。省档案局、省档案馆、省档案学会先后3次组织87家省直机关单位的相关负责人和档案员,从政策和技术两个层面解读宣传标准和管理模式,并将《技术规范》纳入全省档案继续教育课程,受众近5000人,产生良好的示范效应,切实推动省级电子文件归档和电子档案规范管理工作落地见效。

    二是以文件形式推广应用。2021年4月,省档案局与省电子文件管理联席会议办公室联合印发《关于进一步加强全省党政机关信息系统电子文件归档管理工作的通知》(以下简称《通知》),对党政机关信息系统内的电子文件归档管理提出具体要求。《通知》明确各地档案主管部门以及各地区各部门在规范信息系统电子文件归档管理中的相应职责,要求各地区各部门落实《技术规范》等规定,进一步规范电子文件归档和电子档案管理系统建设,实现电子公文和政务服务等电子文件形成办理系统、电子文件归档和电子档案管理系统一体化管理,确保所形成的电子档案“来源可靠、程序规范、要素合规”,具有凭证效力。

    三是以工作形式推广应用。2020年11月,省档案局出台《福建省数字档案室建设评价办法》,将福建电子档案单套制管理实践成果贯穿其中。在系统功能和电子公文整理环节上,将《技术规范》要求贯彻始终,为全面铺开电子档案单套制管理奠定基础。如在“业务系统电子文件归档功能”中,明确要求文书类电子档案应按《技术规范》规定,生成存档信息包,进行预归档。在“接收釆集功能”中,要求文书类电子档案符合《技术规范》规定,具备文书类电子档案存档信息包检测功能。同时,要求文书类电子档案的正文、痕迹稿、无痕稿、附件、公文处理单、电子公文元数据应符合《技术规范》;要求电子档案元数据也应符合《技术规范》,按基本元数据和扩展元数据“两结构管理”,确保内容要素与元数据齐全完整。

    四是以项目形式推广应用。2020至2021年,省档案局、省档案馆积极协调省发改委、省数字办先后申请立项,建设福建省档案馆电子档案移交接收系统和福建省省直机关电子档案一体化集中管理平台。福建省省直机关电子档案一体化集中管理平台前端对接福建省一体化协同办公平台和网上办事大厅,实现了文档一体化;后端对接福建省档案馆电子档案移交接收系统,进而通过安全技术手段对接福建省档案馆馆藏档案综合管理系统,实现了馆室一体化。全省充分利用“三包两结构一体化”管理模式和要求,构建起电子公文、政务服务类电子文件从形成归档到电子档案集中管理以及移交接收进馆的横向网络运行管理体系,实现电子文件和电子档案在省级政务信息网上的一体化、网络化、规范化管理。

    项目组认为,“三包两结构一体化”并不是唯一可行的方案或模式,今后还需要按照新修订档案法所明确的电子档案定义不断进行探索和创新。福建省档案局、省档案馆将持续推进相关项目建设,并组织工作人员对工程项目类档案、会计类档案等不同类别电子档案规范化管理开展研究,推广“三包两结构一体化”规范管理模式,力争形成不同门类电子档案管理系列标准,为全省各类电子文件单套归档和电子档案单套管理落地见成效提供项目支持和标准支撑。

    原载于《中国档案报》2022年6月16日 总第3844期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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