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积存文件材料补归档探究

作者:方振庆

来源:中国档案报

2022-09-15 星期四

    档案信息化建设在各单位不断推进,相关标准规范陆续推出,但仍有一些单位历史积存文件材料的现状成为信息化建设的瓶颈。如何尽快解决积存问题,让死档案变成活信息,急需加以研究。

    作为一名机关档案工作者,笔者负责接待各部门单位的查档人员,能否为每位利用者提供完整准确的档案信息,让利用者满意而归,是对机关档案工作的最好检验。档案工作始于收集。评判一个单位档案工作基础牢不牢的重要指标就是档案收集全不全。然而,在实际工作中,无法查询到目标内容的情况时有发生,主要是由于收集不齐全造成的。不齐全的原因有两个,一是历史积存文件材料未整理补归档,二是零散文件材料逾期未移交。如何将这些积存和零散文件材料尽快整理补归档并及时提供利用,是机关档案工作面临的问题之一。基于此,笔者结合实际工作对积存和零散文件材料的归档工作进行探讨。

    一、嵌入式补归档

    错过归档期限,以零散形式上交的文件材料特点是数量小,涉及的立档单位多。出现这种问题的原因包括,形成者认为文件不需要归档、留在手中更方便使用、存放无序导致年底漏归等情况。处理这类文件补归档应尽量使文件归到原归档位置,以便查询。处理方法是,要首先判断文件是否能够单独成件,无需单独成件的可以与已归档文件重新组件,比如遗漏的文件是已归档文件的附件或底稿等,这类文件补归档只需将两份文件合成一份,并在原归档文件目录中对新归档文件标题进行重新拟定并更改页码,标题体现出新增加内容即可,不影响原归档整体结构。这种补归档方法最简单,但局限性较大。

    单独成件且数量不多的文件宜采用嵌入到该年度、该机构、该保管期限文件材料的最后进行补归档。补归档文件存放到原有档案盒中,不增加新盒,因此,盒号整体大排队没有变化。新归档文件的室编件号接原盒中归档文件件号继续编写,同时将补归档文件完善到归档目录中即可,此方法对原归档文件存放没有影响。为此,在年度归档中每个机构的不同保管期限的最后一盒应尽量保持宽松,预留出一些空间。

    二、追加式补归档

    零散文件补归档的另一种方式是追加式,该方法适用于数量较大、情况复杂的文件。此类文件补归档首先从辨别机构开始,机构撤并或更名的文件应归到现存同效力机构中,切忌补归档文件与已归档同类文件归到不同机构。划分保管期限遵从原保管期限表。补归档文件的室编件号接该年度、该机构、该保管期限文件的最后继续编写,更新补归档后的归档文件目录。装盒遵照不同机构、不同保管期限标准分装,盒号接该年度所有档案最后继续排列。追加式补归档的优点是最大限度地遵循了文件的原归档体系,缺点是实体的物理存放位置与同类型档案无法集中,但是通过档案查询系统可以一键检出。这种补归档方法最常用,适用面最广。

    三、案卷级文件材料补归档

    2001年1月1日,《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)正式颁布实施。各单位的档案整理工作在2001年后相继作出调整,由案卷级提升到文件级。在处理2001年前文件补归档时仍然要采用案卷级。案卷级文件材料补归档时,应该权衡补归档文件与原卷内文件是否存在关联,如有关联按照同一问题的原则合并立卷。新入卷文件的案卷号按照原案卷号抄写,件号接原卷内文件的件号按顺序继续编写。案卷目录是否重新编辑视具体情况而定,卷内目录要增加补归档的内容。无法与原有案卷合并的补归档文件要单独立卷,单独立卷的文件按照同一问题共同组卷,不同问题单独立卷,同时按照原保管期限表划定保管期限,案卷号接该年度所有案卷最后继续排列,卷内文件件号按自然顺序编写,编辑案卷目录和卷内目录。

    四、设立专题档案库

    造成文件材料大批量积存的成因很多,包括建立档案馆(室)之前形成的有关本单位的全部文件材料、档案馆(室)成立之后未整理的特定历史时期(事件)形成的单一问题的文件材料、已办结的独立事件形成的全部文件材料、长期存放在部门或个人手中的积存文件材料。在分析积存成因后,特定历史时期(事件)和已办结独立事件的文件材料宜采用设立专题档案的方式进行补归档。这类积存文件材料的特征是时间跨度为2年至5年,有很强的阶段性特征,围绕一个事件或者一项工程展开,目前已经办结或者办事机构已经撤销。此类积存文件材料如果按照年度、机构、保管期限等分类项进行复试分类势必会归到不同年份、不同机构、不同保管期限的档案中。由于该事件已经办结,不会再形成新的档案,所以以一个专题库的形式来处理更便捷,更利于查找利用。2021年6月1日,《重大活动和突发事件档案管理办法》(以下简称《办法》)正式颁布实施。《办法》中提到的重大活动和突发事件档案具有单一的属性,属于同一问题,因此在处理这类积存文件材料补归档时可参照《办法》以专题的方式处理。《办法》第十七条规定,责任部门应当将重大活动和突发事件文件材料纳入本单位文件材料归档范围和档案保管期限表统一管理。具体整理办法参照最新的《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)进行。对于专题档案库的创建要谨慎,毋多毋滥,必须具有一定的数量才可设立,数量少、问题分散可采用追加式补归档。

    补归档与年度归档无异,上述4种方式始终围绕着《机关档案管理规定》第三十一条:“机关档案分类方案一般采用年度、机构(问题)、保管期限等分类项进行复试分类,有专门规定的,从其规定”展开。但是,补归档终究是一种补救措施,从根本上消灭积存、杜绝遗漏需要争取各有关单位和部门领导对档案工作的重视支持,加大档案工作宣传力度,建立科学的档案管理制度,大力加强各部门的归档意识。一份文件最终成为一件档案需要文件形成部门和档案部门的通力合作,不要让文件滞留在形成部门,更不能让文件“趴”在档案部门,要让文件变成有用的信息,让档案发挥出最大的效能。

    原载于《中国档案报》2022年9月12日 总第3882期 第三版

 
 
责任编辑:实习编辑 程子淇
 
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