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流动人员人事档案管理的具体实践

作者:郝玉梅

来源:中国档案报

2022-11-15 星期二

    流动人员人事档案是流动人员学习、工作及成长经历的原始记录,体现了流动人员的思想品德、综合能力、工作作风、业绩成果及个人特长等情况,反映了流动人员的综合素质,是用人单位选人用人的重要依据。同时,流动人员档案是流动人员参与社会劳动的准入证,关系到流动人员进入用人单位后的工龄认定、薪资确认、职务晋升、职称评聘等多方面利益,对于流动人员参加公务员考试、出国发展、学历深造、工作调动、加入党组织以及办理社会保险等都具有重要作用。山东省栖霞市人社局保管的流动人员人事档案共30450件,其中博士22人、硕士869人、本科6450人、专科16340人、中专6769人。近年来,栖霞市人社局夯实流动人员档案管理基础,持续推动流动人员人事档案管理工作提质增效。

明确职责,创新机制,优化服务

    栖霞市人社局按照统一领导、归口管理的原则,对流动人员档案进行管理,消除了多头管理的弊端,做到了职责清晰。在管理机制上,该局坚持以分级管理为主、属地管理为辅,按上级要求,栖霞市用人单位的人事档案,属市级以上(含市级)市场监管、民政、司法等部门注册(登记管理)的,按照用人单位意愿,由市人社部门承担管理职责;属区(市)市场监管、民政、司法等部门注册(登记管理)的,由所属区(市)人社部门承担管理职责。单位委托集体存档时,签订《单位委托集体存档协议》。

    在管理实践中,栖霞市人社局对自由职业或灵活就业人员等的人事档案管理作出了明确规定,即由其户籍所在地或原用人单位所在地的区(市)人社部门接收管理。对于自主创业、自由职业的高校毕业生及中专毕业生人事档案,则由毕业生自主选择,由户籍所在地、入学前户籍所在地或就业、创业所在地的区(市)人社部门接收管理。栖霞市人社局规定,对已接收的流动人员人事档案,可根据本人或用人单位的要求转出,无转递要求的,一律不得退管;不得拒收符合存放档案条件以及按上级政策规定转来的流动人员人事档案。

    实现管理目标,提升管理质效,需要不断创新工作机制。栖霞市人社局持续推进“一次办好”和“零跑腿”服务,全面启用山东省流动人员人事档案业务统一经办平台,流动人员人事档案基本服务事项同步实行网上办理;建立网办专人负责机制,确保及时响应、按时办结,通过“信息多跑路”让群众“零跑腿”。与此同时,深入推进线下“一窗受理、一链办结、一号响应”服务模式,优化办事流程,服务效率大为提升。此外,栖霞市人社局积极推进落实“好差评”制度,线下结合窗口工作实际,建立现场服务“好差评”机制,做到“一次一评”;线上通过山东政务服务网提供的流动人员人事档案网办业务进行在线评价,做到“一事一评”,对差评结果及时核实处理、积极改进,不断提升服务质量。栖霞市人社局还将流动人员人事档案的转递、移交、材料收集、提供利用4个服务事项纳入山东省“省市通办”政务服务事项,以“全程网办”为主要模式,以“多地联办”和“异地代收代办”为辅助,做到网上申请日事日毕。

加强信息化建设,提升数据应用水平

    栖霞市人社局大力加强流动人员人事档案基础信息库建设,对照《流动人员人事档案基础信息采集规范》,加快完善在库人员基础信息,提升数据质量。按“应采必采”原则,依托山东省集中系统重点对照就业、学历、职称、党员等信息项进行补充完善;加强与全国统一软件对接应用,确保档案基础数据完整有效、流得动、可交互。

    同时,栖霞市人社局加快推进档案信息化建设工作,严格按照《流动人员人事档案数字化技术规范》《流动人员人事档案数字化安全规范》等标准对档案进行数字化加工,为实现流动人员档案共享打下坚实基础。如,栖霞市人社局依托烟台市“智慧人社”系统,将数字化档案应用搭建在流动人员人事档案相关业务办理、退休审批、社保审核等多项业务链条中,为人社领域业务“一窗受理、一网通办、一次办好”提供了有力的信息支撑。

    有了翔实准确的数据,栖霞市人社局在数据应用上下足功夫,不断强化流动人员人事档案大数据分析利用,尤其是充分利用山东省人社厅流动人员基础信息数据库和大数据展示平台,对流动人员数量、流向、结构、分布等情况进行分析,为全市人才库建设及人才招聘、就业服务等积累数据信息、提供决策依据。

    信息化手段的不断发展及其在流动人员人事档案管理上的广泛应用,一方面提升了档案管理水平,另一方面,也对档案安全提出了更高要求。安全是档案工作的生命线。栖霞市人社局加强流动人员人事档案统一业务经办系统和网上办事平台安全管理,制定实施网络安全防范措施,安排专人负责经办系统和网办平台的运行和管理,加强网络基础设施、软硬件系统、终端及辅助设备等安全运行管理,有力防范档案信息安全风险。除了不断加强档案信息安全管理外,栖霞市人社局还建设专用档案库房,综合配置达到“九防”要求的设施设备,配备专职库房管理人员,建立健全库房安全巡查和预警机制,完善档案工作突发事件应急预案等,确保档案实体安全。

    有了制度才能管长远。栖霞市人社局建立健全了一系列制度,做好流动人员人事档案保管、转递、查借阅等方面工作,完善档案接收、转出、查借阅、依据档案出具证明等服务事项流程,使档案接转、档案查借阅、档案入库等工作有序推进、高效运行、安全无忧。

    原载于《中国档案报》2022年11月14日 总第3907期 第三版

 
 
责任编辑:实习编辑 阮伸伸
 
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